راه‌های مختلفی برای اشتراک‌گذاری Google Docs با افراد و محدود کردن این دسترسی وجود دارد. به اشتراک‌گذاشتن و همکاری روی اسناد در Google Docs، به یک چالش تبدیل شده است. اما اگر با انواع مختلفی از آنها کار می‌کنید، راه‌های مختلفی برای اشتراک‌گذاری پیوندها و تنظیم مجوزها وجود دارد.
در اینجا همه چیزهایی است که باید در مورد به اشتراک گذاری پیوندها بدانید، بررسی می‌شود. در این مقاله، می‌توانید در مورد روش‌های مختلف اشتراک‌گذاری لینک‌ها به Google Docs و نحوه کار آنها مطالعه کنید.
1. از تنظیمات اشتراک‌گذاری برای اشتراک‌گذاری Google Docs استفاده کنید
اگر در یک درایو مشترک کار کنید، Google اسنادی را که ایجاد می‌کنید به‌طور پیش‌فرض روی «محدود» تنظیم می‌کند. این بدان معناست که قبل از اینکه دیگران بتوانند با استفاده از پیوند آن را مشاهده کنند، شما باید تنظیمات اشتراک‌گذاری را تنظیم کنید. در غیر این صورت، بینندگان شما به صفحه‌ای می‌آیند که از آنها می‌خواهد درخواست دسترسی کنند، که می‌تواند به معنای کار اضافی و اعلان‌های زیادی برای شما و انتظار برای آنها باشد.
برای تنظیم تنظیمات مجوزها در فایل Google Docs خود، روی Share در گوشه سمت راست بالای صفحه کلیک کنید تا تنظیمات اشتراک‌گذاری ظاهر شود. در این منو، می‌توانید یک نمای کلی از افرادی که به سند دسترسی دارند را مشاهده کنید. همچنین می‌توانید به دیگران اجازه دسترسی بدهید. در اینجا نحوه عملکرد هر بخش در این منو آمده است.
افراد و گروه‌ها را در Google Docs اضافه کنید
اگر می‌خواهید افرادی را که به Google Docs شما دسترسی دارند محدود کنید، می‌توانید افراد خاصی را با استفاده از این قسمت در بالای منو اضافه کنید. آدرس ایمیل آنها را در اینجا وارد کنید. مرحله بعدی این است که نقش آنها را تعیین کنید، انتخاب کنید که آیا می‌خواهید به آنها اطلاع دهید یا خیر و در نهایت یک پیام اختیاری اضافه کنید.
این افراد ایمیلی دریافت خواهند کرد که به آنها اطلاع می‌دهد که شما فایلی را با آنها به اشتراک گذاشته‌اید، از جمله پیوندی که آنها را به آن می‌برد. همچنین این افراد می‌توانند بعداً آن را دوباره در برگه اشتراک‌گذاری شده با من در Google Drive خود پیدا کنند.
افراد با دسترسی در Google Docs
در زیر عنوان افراد با دسترسی، می‌توانید ببینید چه کسی به سند دسترسی دارد. همچنین می‌توانید نقش آنها را با کلیک کردن روی فلش کنار آن تنظیم کنید. این نقش‌ها عبارتند از:
- نمایشگر: این افراد می‌توانند سند را ببینند، دانلود کنند، چاپ کنند یا کپی کنند.
- نظردهنده: آنها می‌توانند نظرات یا پیشنهادات خود را برای برقراری ارتباط با شما به اشتراک بگذارند و از آنها استفاده کنند.
- ویرایشگر: آنها دومین کنترل را برای مالک دارند (اگر شما سند را ایجاد کرده باشید). آنها می‌توانند آن را تغییر دهند، با پیشنهادات دیگران کار کنند، و حتی فایل را با افراد دیگر به اشتراک بگذارند و مجوزهای آن را تنظیم کنند.
علاوه بر این، می‌توانید از این منو برای انتقال مالکیت فایل یا حذف دسترسی استفاده کنید. شما می‌توانید با کلیک کردن روی چرخ‌دنده در گوشه سمت چپ بالای پانل، تنظیمات بیشتری را در تنظیمات اشتراک‌گذاری خود انجام دهید.
در اینجا می‌توانید امکان اشتراک‌گذاری یا تغییر مجوزهای یک سند را برای ویرایشگرها غیرفعال کنید. همچنین می‌توانید از دانلود، چاپ یا کپی کردن سند توسط بینندگان و نظر دهندگان جلوگیری کنید.
دسترسی عمومی
در دسترسی عمومی، می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید سند را محدود نگه دارید یا می‌خواهید به هر کسی که پیوند را دارد اجازه دسترسی بدهید. برای انجام این کار، روی منوی fly در کنار Restricted کلیک کنید و مبادله را انجام دهید.
پس از جابه‌جایی، می‌توانید تنظیمات را ویرایش کنید تا به کسانی که پیوند را دارند اجازه مشاهده، نظر یا ویرایش را بدهید. به خاطر داشته باشید که اگر فایل خود را برای کسانی که پیوند دارند باز کنید، نمی‌توانید از اشتراک‌گذاری پیوند توسط دیگران جلوگیری کنید.
لینک را کپی کنید
وقتی همه چیز آماده شد، می‌توانید با کلیک روی «کپی پیوند» در گوشه سمت چپ پایین پانل، به سرعت پیوند را بگیرید. اکنون می‌توانید آن را در هر کجا که می خواهید بچسبانید.
برای دسترسی سریع، می‌توانید پیوندهای خود را به صورت بصری در نرم‌افزاری مانند Notion نشانه‌گذاری کرده و سازماندهی کنید تا به شما کمک کند بعداً آنها را پیدا کرده و به اشتراک بگذارید. علاوه بر این، می‌توانید پیوند را مستقیماً از نوار آدرس کپی کنید. برای انجام این کار، همه چیز را تا زمانی که پس از رشته طولانی اعداد و حروف به صورت اسلاید رو به جلو باشد، برجسته کنید.
2. Google Docs خود را منتشر کرده و پیوند آن را به اشتراک بگذارید
شما می‌توانید با کلیک بر روی File در گوشه سمت چپ بالای صفحه، نگه داشتن ماوس روی اشتراک‌گذاری و انتخاب انتشار در وب، Google Docs خود را برای مشاهده هر کسی منتشر کنید. از آنجا، تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی دکمه Publish کلیک کنید.
ممکن است به نظر این کار شبیه به تنظیم تنظیمات اشتراک‌گذاری روی هر کسی که این پیوند را دارد، باشد. اما با این تفاوت که اطلاعات فقط برای مشاهده است و تغییراتی که در سند ایجاد می‌کنید زنده نیستند. بنابراین، هنگامی که فایل شما برای مشاهده آماده شد، می‌توانید انتشار را فشار دهید و به دیگران اجازه دسترسی دهید.
اما اگر باید به کار روی سند ادامه دهید، می‌توانید تنظیمات را طوری تنظیم کنید که تا زمانی که دوباره Publish را فشار دهید، هیچ‌کس تغییرات شما را نبیند. برای انجام این کار، پس از عمومی کردن آن، روی منوی پرواز در کنار محتوای منتشر شده و تنظیمات کلیک کنید و علامت «انتشار خودکار مجدداً هنگام ایجاد تغییرات» را بردارید.
هنگامی که آن را منتشر کردید، می توانید پیوند را به اشتراک بگذارید یا آن را در اسناد یا صفحات وب دیگر جاسازی کنید. برای حذف فایل خود، تنها کاری که باید انجام دهید این است که به همان منو برگردید و توقف انتشار را انتخاب کنید. این یک راه عالی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات بدون ایجاد وب‌سایت یا نگرانی در مورد دامنه و میزبانی است.
3. با ایجاد یک نشانک در Google Docs خود، به بخش خاصی پیوند دهید
ایجاد یک نشانک در Google Docs، خوانندگان را به مکان خاصی در صفحه می‌برد. برای انجام این کار:
1. مکان‌نما خود را در جایی که می‌خواهید نشانک نشان داده شود قرار دهید.
2. به Insert و Bookmark بروید.
3. پس از انتخاب نشانک، نماد در سند شما ظاهر می‌شود.
4. برای کپی کردن لینک یا حذف آن روی نماد کلیک کنید.
به خاطر داشته باشید، کسانی که پیوند نشانک را با آنها به اشتراک می‌گذارید، به بقیه سند نیز نیاز دارند. این همچنین به این معنی است که آنها می‌توانند همه چیز را در Google Docs مشاهده کنند!
راه‌های زیادی برای به اشتراک گذاشتن پیوندهای Google Docs وجود دارد:
- با استفاده از تنظیمات اشتراک‌گذاری، می‌توانید آن را انحصاری نگه دارید یا آن را به طور گسترده برای بینندگان، نظر دهندگان یا ویراستاران در دسترس قرار دهید.
- انتشار به شما امکان می‌دهد کار خود را در قالب عمومی به اشتراک بگذارید.
- نشانک‌ها به شما امکان می‌دهند جزئیات بیشتری کسب کنید.
البته اینکه کدامیک را انتخاب می‌کنید بستگی به شما و نوع سندی دارد که می‌خواهید به آن پیوند دهید. به یاد داشته باشید که حتما اسناد خود را قبل از اشتراک گذاری مجدداً بررسی کنید. امیدواریم که این مقاله و مطالب گفته شده در آن برای شما مفید واقع شده باشند.
